Wer sich zu viel vornimmt, schafft am Ende nichts

Es gibt viele Unternehmer, die sehr viele Ideen haben, deswegen an sehr vielen Aufgaben gleichzeitig arbeiten und sich dadurch ziemlich überfordern. Das Ergebnis bringt meist nicht nur berufliche, sondern ich private Probleme mit sich. In diesem Blog Post möchte ich die Unternehmer ein wenig abbremsen und vor möglichen Problemen bei ihren Vorhaben zu schützen.

Viele Menschen haben diese unangenehme Erfahrung bereits gemacht. Es betrifft genauer genommen nicht nur Unternehmer. Die ganze Problematik lässt sich auch auf Schüler, Stunden, Angestellte usw. abbilden. Ebenso ist das gültig für ganze Unternehmen. Ein Unternehmen, welches an sehr vielen Projekten in diversen Branchen tätig ist, wird es nicht schaffen, in allen diesen Bereichen sehr gut zu sein, wenn nicht ausreichend Kapital und Personal zur Verfügung steht. Nur wenige haben aus diesen Fehlern gelernt. Die meisten Menschen sind täglich immer noch vollgestresst und überfordert, eine Lebenssituation die nicht wirklich glücklich macht. Es ist wichtig auch mal "Nein" zu sagen und neue Aufgaben abzulehnen. Oft sind einfach auch zu schnelle, unkluge Entscheidungen im Spiel. Das ist sicherlich nicht immer möglich, manchmal erfordert es auch einfach nur etwas Mut und Selbstsicherheit. 

Das ganze Problematik lässt sich auf Einzelpersonen einfach mathematisch darstellen:

Wie sofort ersichtlich, fällt die Produktivität für jedes weitere Projekt enorm. Wenn man diese mathematische Abbildung weiter fortsetzt, wird klar, dass die Produktivität mit jeder weiteren Aufgabe gegen 0 geht.

Dieser mathematische Grundgedanke funktioniert nur in der Theorie. In der Praxis kommen einige Hürden und Störfaktoren hinzu. Jeder Wechsel zwischen den Projekten sorgt für eine entsprechende Unterbrechung. Die Gedanken müssen sich neu sortieren und das Gehirn muss sich in die neue Situation wieder einarbeiten. Die Arbeitsvoraussetzungen müssen erneut geschafft werden. Es werden Bücher und Artikel benötigt, Dateien geöffnet werden, Kontakte herausgesucht werden und so weiter. Das alles benötigt Zeit, die mit jedem Wechsel verloren geht.

Jetzt arbeiten Sie zum Beispiel an Projekt 1 und erhalten wichtige Anfragen für Projekt 2 und Projekt 3. Sie springen gedanklich wieder hin und her, machen dabei wohlmöglich noch Fehler (kosten wiederrum Zeit), da Sie sich nicht zu 100% auf eine Aufgabe konzentrieren können, weil Sie Gedanklich bei vielen Aufgaben hängen. Dazu kommen alltägliche Ablenkungen wie Emails und Telefonate. Sie stellen fest, dass Sie es nicht allen gerecht machen. Immerhin benötigen alle Projekte jetzt wesentlich mehr Arbeitszeit. Die Unzufriedenheit steigt, nicht nur bei Ihnen sondern auch Ihren Kunden. Diese Unzufriedenheit wirkt sich auch auf Ihre Umwelt aus. Dies könnte zum Beispiel zu Probleme in Ihrer Partnerschaft führen. 

Es ist klar, dass das obige mathematische Modell nicht stimmt. Lassen wir uns den mathematischen Ansatz etwas realistischer gestalten:

Diese Zahlen sind realistischer und Sie sehen, wie Sie mit jeder weiteren Aufgabe enorm an Produktivität verlieren. Letztendlich führen zu viele Aufgaben am Ende dazu, dass sie nichts mehr schaffen.

Das ganze Modell basiert darauf, dass es sich bei allen Aufgaben um größere Aufgaben handelt. Natürlich ist es kein Problem, an einem großen Projekt zu arbeiten und nebenbei mal die eine oder andere kleine Aufgabe abzuarbeiten. 

Am schnellsten können Sie Arbeiten, wenn Sie die Aufgaben der Reihe nach durchgehen und sich voll auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren. Erst danach geht es mit der nächsten Aufgabe weiter. Das sorgt zwar dafür dass einige Aufgaben erst später begonnen werden, aber insgesamt sind Sie um ein vielfaches schneller fertig.

Je nach dem, wie Sie mit Stress und Druck umgehen müssen Sie einen Weg finden, mit dem Sie am besten klarkommen. Wer die Problematik verstanden hat, kann zukünftige Projekte und Aufgaben auf jeden Fall viel effektiver planen. Das wirkt sich letztendlich auch auf die Zufriedenheit aus. Wenn es sinnvoll erscheint auch einzelne Aufgaben mal abgeben.

Letztendlich kommt es auf die Selbstorganisation an. Je besser diese ist, desto besser können die Projekte bewältigt werden. Eine gute Selbstorganisation löst jedoch nicht das Problem, dass die bei zu vielen Aufgaben nur sehr wenig schaffen.